Ketua Jabatan (Pengarah Bahagian/Pengarah Wilayah/Ketua Unit)  di pertanggungjawab bagi menentukan agar tuntutan yang dikemukakan oleh seseorang pegawai itu teratur,  munasabah dan berpatutan serta mengesahkan jalan yang perlu diikuti serta cara pengangkutan yang hendak digunakan oleh seseorang pegawai dalam menjalankan tugas rasmi.